Опубликовано: 28.12.2018
Профессиональные навыки и умения
Теперь давайте рассмотрим самые важные профессиональные навыки и умения, необходимые администратору:
Прежде всего, офис-администратор должен быть хорошим дипломатом. А если Вы хотите стать отличным секретарем, то умение общаться является самым важным умением, которым Вы должны овладеть. Каждый день Вам приходится сталкиваться с достаточно сложными отношениями в коллективе, контактировать со многими людьми, начиная от руководителя, коллег, и, заканчивая покупателями и посетителями, координировать отношения между начальником и персоналом, или между коллегами, или между компанией и ее партнерами. В некоторой степени Вы активист и должны владеть разными методами общения с разными людьми.
Коммуникабельность - это умение доброжелательно общаться и поддерживать эффективные контакты с покупателями/клиентами/посетителями.
На втором месте среди профессиональных умений офис-администратора стоит тактичность в отношениях. Конечно, тактичность и умение убеждать приобретаются в результате опыта работы: хорошие секретари всегда и в любом случае могут справиться с проблемой, как, например, Сюзан, которая не только объяснила важность и неотложность задачи, но также убедила машинистку остаться и закончить работу, подбадривая ее.
Предположим, что иногда Ваш начальник не хочет принимать посетителей, и в этом случае Вы должны найти подходящее оправдание, чтобы мягко отказать всем визитерам. Если Вы в состоянии решить эту проблему, то Вы должны немедленно сделать это от имени Вашего начальника. При этом Вы должны понимать, что если посетитель действительно очень важный, то Вам в обязательном порядке необходимо известить о нем своего начальника, иначе впоследствии Ваш начальник может вынести Вам выговор за самоуправство.
Тактичность - особенно необходима в тех ситуациях, когда Вам приходится объяснять, что Вашего начальника нет на месте.
Умение составлять тексты документов необходимо для создания и оформления различных видов деловых бумаг, включая записки, примечания, письма и уведомления.
Для офис-администратора очень важным профессиональным умением является умение эффективно организовывать работу, иными словами, он должен иметь хорошие организаторские способности. Это связано и с особенностями управления бизнесом. Административный офис является стержнем всей организации, так как, с одной стороны, он должен быть помощником и мозговым центром своего руководителя; с другой стороны, работа административного офиса тесно связана с работой других отделов и необходимостью координации их многосторонних отношений. В этой связи Вам предстоит постоянно совершенствовать
Секретарь должен не только красиво говорить, ему ежедневно приходится готовить большое количество документов, тексты которых должны быть составлены в логичной, ясной и доступной форме. Для того, чтобы выполнять эти требования, офис-администратор должен знать правила и стилевые особенности составления различных видов деловых документов. Умение качественно составлять тексты документов также отражает уровень компетентности секретаря, поэтому Вам надо больше писать и практиковаться в создании различных служебных документов.
Быстрый переход на страницу:
